Z A R Z A D Z E N I E Nr 120/2006 Burmistrza Kępic z dnia 29 grudnia 2006r w sprawie instrukcji dotyczącej stosowania, kontroli i obiegu dokumentów w Urzędzie Miejskim w Kępicach.

ZARZĄDZENIE Nr 120/2006

Burmistrza Kępic

Z dnia 29 grudnia 2006 roku

w sprawie instrukcji dotyczącej stosowania, kontroli i obiegu dokumentów

w Urzędzie Miejskim w Kępicach.

Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994r.o rachunkowości (j.t. z 2002 roku Nr 76 poz. 694 z póz. zmianami) postanawia się:

§ 1

Wprowadzić do stosowania w Urzędzie Miejskim w Kępicach instrukcję dotyczącą stosowania, kontroli i obiegu dokumentów.

§ 2

Wykonanie Zarządzenia powierza się Skarbnikowi Kępic

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2007 roku

§ 4

Traci moc Zarządzenie Burmistrza Miasta i Gminy w Kępicach Nr 27/2001 z dnia 31 grudnia 2001 roku z pożniejszymi zmianami w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów

Załącznik nr 1

do Zarządzenia Burmistrza Kępic

Nr 120/2006 z dnia 29 grudnia 2006 r.

Część I - OGÓLNA

Instrukcja niniejsza ma umożliwić prawidłowe zarządzanie i kierowanie Urzędem Miejskim przez zapewnienie pełnych informacji o realizacji zadań finansowo-rzeczowych wynikających z planu finansowego.

Wdrożenie przyjętych w niej zasad winno sprzyjać sprawnemu funkcjonowaniu jednostki przez łatwy i szybki dostęp do niezbędnych informacji.

Informacji tych dostarcza ewidencja prowadzona wg zasad określonych w odpowiednich aktach normatywnych.

Ewidencja prowadzona jest na podstawie rzetelnie i prawidłowo sporządzonych dokumentów i stanowi podstawę do sporządzania wymaganych sprawozdań.

Ponadto niniejsza instrukcja określa jednolite zasady sporządzania, obiegu, sprawowania kontroli, przechowywania i archiwowania dokumentów powodujących skutki prawne, gospodarcze i finansowe oraz określa kompetencje i odpowiedzialność związaną z prawidłowym i rzetelnym opracowaniem dowodów od momentu ich wystawienia lub wpływu z zewnątrz, aż do przekazania ich do zbiorów archiwalnych.

Pracownicy Urzędu Miejskiego w Kępicach z racji powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z jej treścią i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

Załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji stanowi schemat organizacyjny Urzędu Miejskiego

§ 1.

Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie:

Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 76 poz. 694 z późniejszymi zmianami ),

Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz.2104 z póżniejszymi zmianami ),

Ustawy z dnia 29.01.2004r.Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity  Dz.U z 2006r. Nr 161 poz. 1163 z póżniejszymi zmianami )

5. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22.12.1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami ).

6.  Innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie      omawianych

zagadnień.

§ 2.

1.Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami

wewnętrznymi jak niżej:

- Zarządzeniem Burmistrza Kępic Nr 81/2006 z dnia 29 września 2006 roku w sprawie

szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont dla Urzędu Miejskiego w

Kępicach .

- Zarządzenia Burmistrza Kępic Nr 1/2006 z dnia 2 stycznia 2006 roku w sprawie

wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim Kępice

- Zarządzenie Burmistrza Kępic Nr 35/2006 z dnia 8 maja 2006 roku w sprawie ustalenia

zasad kontroli jednostek organizacyjnych gminy Kępice

- Zarządzaniem Burmistrza Kępic Nr 119/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku w sprawie

wprowadzenia instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Miejskim w Kępicach

- Zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy Kępice Nr 26/2001 z dnia 31 grudnia 2001 roku

w sprawie instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji w Urzędzie Miasta i Gminy Kępice.

- Zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy Kępice Nr 29/2001 z dnia 31 grudnia 2001 roku

w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania .

- Zarządzenia Burmistrza Kępic Nr 130/2004 z dnia 31 grudnia 2004 roku w sprawie

przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miejskim w

Kępicach.

- Zarządzenie Burmistrza Kępic Nr 111/2004 z dnia 19 listopada 2004 w sprawie

wprowadzenia instrukcji przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości

majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowania

terroryzmu

§ 3.

Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

- ustawie - dotyczy to ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jednolity

z 2002r. Dz. U. Nr 76 poz. 694 z późniejszymi zmianami ),

- ustawie o zamówieniach publicznych - dotyczy to Ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo

zamówień publicznych (tekst jednolity  Dz.U z 2006r. Nr 161 poz. 1163

z póżniejszymi zmianami )

• Burmistrzu - oznacza to Burmistrza Kępic

• jednostce - oznacza to Urząd Miejski w Kępicach będący jednostką organizacyjną Gminy Kępice działającą w formie jednostki budżetowej prowadząca obsługę finansową gminy

Część II - SZCZEGÓŁOWA

Rozdział I

Dowody księgowe - dane ogólne

§ 4.

Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi

1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.

2. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych- gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych ( wycenionych metodami pośrednimi) - w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.

3. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.

§ 5.

Cechy dowodu księgowego 

1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:

• dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów ( dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub w czasie ),

• trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu),

• rzetelność danych (dane w dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący),

• kompletność danych (w dowodzie księgowym dane muszą być kompletne, zawierające co najmniej te, o których mówi art. 21 ustawy o rachunkowości),

• jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych ( na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne),

• chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym nie wolno antydatować dowodów księgowych),

• systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),

• poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją),

• poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar),

• poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki),

• podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej, wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy.

§ 6.

Funkcje dowodu księgowego

1. Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje :

• funkcja „dokumentu” prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,

• funkcja dowodowa opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym jest to dowód w sensie prawa materialnego,

• funkcja księgowa jest podstawą do księgowania,

• funkcja kontrolna pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych,

§ 7.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwanej „dowodami źródłowymi”.

Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy:

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów ( faktury VAT, faktury korygujące, rachunki, wyciągi bankowe, noty odsetkowe, noty księgowe, protokół przekazania-przesunięcia środka trwałego, potwierdzenia dokonania opłat, decyzje administracyjne),

W uzasadnionych przypadkach i za zgodą Burmistrza lub Z-cy Burmistrza dopuszcza się przyjęcie pokwitowania wpłaty gotówkowej jako potwierdzenia dokonania wydatku przez pracownika .

• zewnętrzne własne - ( faktury VAT, faktury korygujące, noty odsetkowe kwitariusze przychodowe K-103, kasowy dowód wpłaty - KP, kasowy dowód wypłaty - KW, dowód wpłaty, protokoły przekazania środka trwałego PT),

• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki ( np. polecenie księgowania PK, polecenie wyjazdu służbowego - delegacje, dowody kasowe, raporty kasowe, listy płac, raporty ZUS dokumentujące wysokość składek od wynagrodzeń, listy zasiłkowe świadczeń ZUS, protokoły przekazania środka trwałego - PT, protokoły likwidacji środka trwałego - LT, protokół przyjęcia środka trwałego - OT, protokoły odbioru robót, arkusze spisu z natury, protokoły różnic inwentaryzacyjnych, wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki).

3. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

a) zbiorcze - „zestawienia dowodów księgowych” służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

b) korygujące - „noty księgowe” służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych - sprostowania zapisów lub sformułowań,

3. zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody „pro forma” ),

d) rozliczeniowe - „polecenie księgowania” ( dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg , przeniesienia zapisów z ewidencji podatkowej itp.).

4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT).

5. Przy prowadzeniu ksiąg przy pomocy komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się również zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzonych wg programu ( automatyczna dektretacja) - przy zapewnieniu, że:

• uzyskają one trwale czytelną postać,

• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenia osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

• dane są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowania danego rodzaju dowodów księgowych .

Rozdział II

Dowody księgowe - dane szczegółowe

§ 8.

Zasady sporządzania dokumentu do księgowania:

1. Prawidłowo sporządzony dowód powinien :

1. zawierać zapisy dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem ), komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu,

2. być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości co jest napisane,

3. rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnia się zgodnie z przeznaczeniem,

4. wypełnienie dowodu księgowego musi być rzetelne, rzeczowe, wiarygodne, wolne od błędów rachunkowych i kompletne zawierające wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji którą dokumentuje,

5. dowód księgowy musi zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach ,

6. podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty muszą być autentyczne,

7. numeracja kolejno wystawionych dowodów księgowych musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii (wg kolejnych dat), wg przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych,

8. dowody księgowe zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym prawidłowo wypełnione,

9. jakiekolwiek przeróbki i wymazywanie na dowodach księgowych są niedopuszczalne,

10. korygowanie niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym - obcym - może być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem,

11. błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z parafą osoby upoważnionej do tej czynności: z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb: nie można jednak poprawić pojedyńczych liter lub cyfr,

12. sporządzanie faktury VAT i rachunków uproszczonych oraz rachunków korygujących, musi być zgodne z przepisami ustawy VAT i wykonawczych rozporządzeń Ministra Finansów wydanych do tej ustawy,

ł) mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym, ale tylko powszechnie

znane w jednostce

2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, kierownik jednostki wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu.

§ 9.

Treść dowodu księgowego

Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy o rachunkowości każdy dowód

księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikującego,

• określenie stron (nazwa, adresy, NIP) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartości jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych (tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana ilość tych jednostek. Na fakturach VAT- wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług),

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.

• stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych ( dekretacja na podstawie zakładowego planu kont ) ,

• dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.

3. W jednostce nie stosuje się jednolitych wzorów druków i formularzy , muszą one jedynie odpowiadać wymogom stawianym przepisami prawa np. faktura VAT, rachunki uproszczone, faktury i rachunki korygujące) i zawierać niezbędne informacje (dopuszcza się druki komputerowe)

§ 10.

Rodzaje dowodów księgowych

I Dowody bankowe

• bankowe dowody wpłaty i wypłat - wypełniane przez kasjera w odpowiedniej ilości egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym,

Wszystkie wpłaty gotówkowe na rachunki własne lub obce do banku dokonywane są na

specjalnym druku „ Bankowy dowód wpłaty „. Dowód wypełnia osoba dokonująca wpłaty

w trzech egzemplarzach ( przy wpłatach na rachunek w tym samym oddziale banku ). Po przyjęciu wpłaty przez bank jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym kopie z bankowym dowodem wpłaty - odcinek II lub III.

- polecenie przelewu - stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego

rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego.

Podstawą do wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie.

Polecenie przelewu wystawia pracownik działu finansowego ( zgodnie z zakresem

czynności ) w dwóch lub czterech egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione

osoby kasjer lub inna osoba z działu finansowego składa w banku.

Po zrealizowaniu przelewu jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz. Dopuszcza się podpisywanie przelewów wystawionych przez kontrahentów - dołączonych do dokumentów stanowiących podstawę zapłaty.

• nota bankowa memoriałowa

Dokumentuje pobraną przez bank prowizję za dokonane czynności bankowe. Jednostka otrzymuje kopię lub wydruk komputerowy sporządzony przez bank. Pracownik działu finansowego księgowy sprawdza zasadność obciążenia i zgodność z umową zawartą pomiędzy jednostką a bankiem.

• wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych

Otrzymywane z banku wyciągi rachunków bankowych - oryginał sporządzony na druku lub wydruk komputerowy sprawdza pracownik działu finansowego z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je uzgodnić z oddziałem banku finansującego.

• czek gotówkowy

Czek gotówkowy wystawiają upoważnieni pracownicy finansowo - księgowi ( kasjer ) w jednym egzemplarzu. Podpisują osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty gotówki. Podstawą wydania czeku gotówkowego jest dowód źródłowy uzasadniający wydanie czeku ( np.: listy wypłat, rachunek uproszczony, rozliczenie z zaliczki, delegacja służbowa, faktura VAT, itp. ) Wszystkie dowody źródłowe stanowiące podstawę wydania czeku gotówkowego muszą być opisane przez osobę upoważnioną oraz muszą uzyskać akceptację wypłaty w postaci podpisów Burmistrza i Skarbnika lub ich pełnomocników ( zgodnie z karta wzorów i podpisu) W razie pomyłki w wypisywaniu czeku ( kwot, nazwisk itp. ) czek anuluje się przez przekreślenie i umieszczenie adnotacji „ ANULOWANO „ wraz z datą i podpisem osoby, która go anulowała.

- umowa lokaty terminowej

Kopia lub wydruk komputerowy umowy podpisanej przez jednostkę - przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku i oddziału banku z którym zawarto umowę lokaty terminowej.

- wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej

Oryginał sporządzony przez bank lub wydruk komputerowy. Pracownik pionu finansowego sprawdza zgodność kwot na wyciągu z zawartą umową. Po upływie okresu lokaty, sprawdza zgodność naliczonych odsetek z naliczoną umową (wzory i symbole dowodów określają banki ).

II Dowody kasowe i bankowe

1. dowód wpłaty ( kasa przyjmie ),

2. dowód wypłaty ( kasa wypłaci ),

3. raport kasowy,

4. wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki,

5. rozliczenie wyjazdu służbowego,

6. czek gotówkowy ( do podejmowania gotówki z banku do kasy ),

7. bankowy dowód wpłaty ( do przekazywania gotówki z kasy do banku),

8. kwitariusze przychodowe K 103

9. delegacje służbowe, faktury, rachunki

10.wyciągi bankowe,

11.polecenie przelewu

12.opłaty pocztowe, przekazy pocztowe, pokwitowania

III Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:

1. lista płac pracowników - oryginał

2. lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego - oryginał,

3. lista wypłat wynagrodzeń prowizyjnych - oryginał,

4. lista wynagrodzeń za czas choroby - oryginał,

5. lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych - oryginał,

6. lista wypłat diet radnych, sołtysów, członków komisji,

7. rachunek za wykonaną pracę zleconą - oryginał,

8. zlecenie wypłaty zaliczkowej - oryginał,

9. lista wypłat stypendiów ( naukowo-motywacyjne, socjalne),-oryginał

10. lista wypłat dodatków mieszkaniowych- oryginał

11. lista wypłat stanowiąca rozliczenie kosztów podróży poborowych-oryginał

12. lista wypłat świadczeń rodzinnych - oryginał

13. lista wypłat zaliczek alimentacyjnych- oryginał

IV Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego

1. przyjęcie środka trwałego w używanie - oryginał (symbol OT)

2. protokół zdawczo - odbiorczy środka trwałego -oryginał (symbol PT)

3. aktualizacja wyceny środka trwałego-oryginał

5. likwidacja środka trwałego - oryginał (symbol LT)

6. przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu - oryginał.

9. oddanie w administrowanie lub trwały zarząd środka trwałego-oryginał (symbol PT)

10. nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego -oryginał , wystawiona na podstawie zestawień naliczenia amortyzacji

V. Dowody księgowe rozliczeniowe

1. nota księgowa zewnętrzna - kopia

2. nota księgowa wewnętrzna-oryginał

3. polecenie księgowania - oryginał

3. nota memoriałowa - oryginał

4. nota obciążeniowa ogólna - oryginał

5. nota uznaniowa ogólna-oryginał

6. nota zewnętrzna ogólna - oryginał (symbol ustalony przez jednostkę zewnętrzną)

7. zbiorcze rozliczenie różnic wynikających z zaokrągleń -oryginał

8. zestawienie przeksięgowań miesięcznych - oryginał

9. zestawienie przeksięgowań rocznych-oryginał

Dokumenty wymienione wyżej sporządza referat finansowy na bieżąco na drukach ogólnie dostępnych lub zastępczych.

VI. Dowody księgowe pozostałe.

1. wewnętrzny rachunek na przekazaną darowiznę- oryginał

2. wewnętrzny rachunek na przekazanie towarów na cele reprezentacji i reklamy- oryginał

3. czasowy dowód zastępczy - oryginał - każdorazowo wypisywany zawierający dane

według potrzeb jego sporządzenia.

VII Druki ścisłego zarachowania

Druki ścisłej kontroli - to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja mająca zapobiegać nadużyciom wynikającym z ich stosowania.

Druki ścisłej kontroli podlegają oznakowaniu ( numeracji ) ewidencji i kontroli oraz zabezpieczeniu. Ewidencja ta prowadzona jest w księdze druków ścisłej kontroli.

Do druków ścisłej kontroli zalicza się następujące formularze:

1. czeki gotówkowe

2. kwitariusze - K 103

3 konto - kwitariusze zobowiązania pieniężnego wsi

4. spisy z natury z chwilą ich ostemplowania i ponumerowania

5. dowody kasowe wpłaty i wypłaty gotówki z chwilą ich ostemplowania i

ponumerowania .

Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona jest przez upoważnionych pracowników pionu finansowego wg odrębnej instrukcji.

Rozdział III

Obieg dokumentów - dokumentowanie operacji księgowych

§ 11.

Zasady obiegu dowodów księgowych

1. Obieg dokumentów księgowych jest systemem przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia względnie wpływu do jednostki z zewnątrz aż do momentu ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach rachunkowych.

2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych:

- zasadę terminowości - polegającą na przestrzeganiu ustalonych terminów przekazywania dokumentów, tj. niezwłocznie po ich otrzymaniu, wystawieniu czy wykorzystaniu, do pracowników, których dotyczą. Ostateczne zaksięgowanie operacji gospodarczych danego miesiąca musi umożliwić terminowe sporządzenie sprawozdań i deklaracji,

- zasadę systematyczności - polegającą na wykonywaniu czynności związanych z biegiem dowodów księgowych w sposób systematyczny i ciągły,

- zasadę samokontroli obiegu - polegającą na bezkolizyjnym obiegu dokumentów pomiędzy osobami uczestniczącymi w systemie obiegu, nawzajem się kontrolujących,

- zasadę odpowiedzialności indywidualnej - imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych komórek organizacyjnych, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia.

Obowiązujący w Urzędzie Miejskim „ obieg dokumentów księgowych „stanowi załącznik

Nr 2 do niniejszej instrukcji.

§ 12.

Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń , wypłaty diet radnym , sołtysom, stypendium,

świadczeń rodzinnych zaliczek alimentacyjnych i innych

1. Dokumentami stwierdzającym wypłaty wynagrodzeń w Urzędzie Miejskim są dowody

opisane w § 10. pkt. III

Listy płac sporządza pracownik merytorycznie odpowiedzialny lub pracownik referatu finansowego, w jednym egzemplarzu na podstawie sprawdzonych dowodów źródłowych.

Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:

- okres za jaki zostało naliczone wynagrodzenie,

- nazwisko i imię pracownika,

- sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,

- sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

- sumę zasiłku rodzinnego,

- łączną sumę wynagrodzenia netto - do wypłaty.

- pokwitowanie odbioru wynagrodzenia, ( gdy wynagrodzenie wypłacane jest

gotówką w kasie )

4.  Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac wynagrodzeń są :

a) akt powołania lub wyboru,

b) umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę,

c) rozwiązanie umowy o pracę,

d) pisma określające wysokość przyznanych dodatków służbowych, specjalnych, funkcyjnych, pisma określające wysokość nagród , premii,

• e) rachunek za wykonaną pracę,

f) inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia ( np. urlopy bezpłatne, zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy itp. )

5.  Listy płac na podstawie dowodów źródłowych określonych w punkcie 4 sporządza

pracownik pionu finansowego., który po wypłacie przechowuje i archiwizuje listy

wynagrodzeń pracowników Urzędu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę

6. Na pracę doraźną nie przewidzianą w planie zatrudnienia jednostki zawiera się umowę na pracę zleconą ( umowa zlecenie, umowa o dzieło ). Umowę o pracę zleconą sporządza się w dwóch egzemplarzach z których jeden stanowi podstawę wypłaty po udokumentowaniu wykonania pracy.

7. Umowę o pracę zleconą podpisuje Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona.

8. Dokumenty stanowiące podstawę do sporządzenia list płac odpowiedzialni pracownicy przekazują do pionu finansowego na bieżąco.

9. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:

- należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie

świadczeń alimentacyjnych (3/5 wynagrodzenia ),

• należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych ( do wysokości

1/2 wynagrodzenia ),

- pobranych zaliczek na poczet wynagrodzeń,

- pobranych a nie rozliczonych zaliczek,

- inne potrącenia, na które jest pisemna zgoda pracownika.

- kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę.

10. Lista płac powinna być podpisana przez:

-  osobę sporządzającą,

- osobę potwierdzająca zgodność pod względem merytorycznym

- osobę dokonująca sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym

-   Burmistrza i Skarbnika bądź ich pełnomocnika.

11. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w pkt.10, pracownik sporządzający listy wypłat dokonuje przelewu na konta bankowe, dla pracowników którzy mają założone rachunki oszczędnościowo - rozliczeniowe; dla pozostałych wypłaty dokonuje upoważniony pracownik kasy. Kasjer sporządza PK- zestawienie wypłat gotówkowych, które jest podstawą ujęcia w Raporcie Kasowym. Oryginały list wypłaty wracają na stanowisko osoby sporządzającej listy i na tym stanowisku podlegają przechowywaniu i pracownik odpowiada za ich archiwizacje. Potwierdzone przez bank polecenie dokonania przelewu stanowi dokonania wypłaty wynagrodzeń.

12. Wypłata wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta bankowe winno nastąpić w terminie do dnia 29 każdego miesiąca.

13. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS.

14. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę diet radnym oraz sołtysom jest lista wypłaty diet. Listę sporządza pracownik obsługi rady lub pracownik referatu finansowo-budżetowego w oparciu o zasady zawarte w stosownych uchwałach Rady Miejskiej i na podstawie list obecności na posiedzeniach komisji czy sesji. Sporządzenie list diet dla radnych następuje w dniu posiedzenia komisji lub sesji a ryczałtowych diet dla Przewodniczącego Rady Miejskiej , V-ce przewodniczącego i Sołtysów w terminach wypłaty wynagrodzeń dla pracowników Urzędu.

Pracownik referatu finansowo - budżetowego przekazuje listy diet podpisane przez osoby wymienione w pkt 10 kasjerowi, który dokonuje wypłaty w kasie Urzędu Miejskiego.

15.Podstawa wypłaty przyznanych ryczałtów za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych jest oświadczenie pracownika składane po zakończeniu miesiąca.

16. Wypłaty stypendiów socjalnych następują na podstawie zatwierdzonego do wypłaty wykazu lub listy wypłat przedłożonego przez pracownika odpowiedzialnego za naliczanie stypendiów. Warunkiem sporządzenia listy wypłat stypendium, jest decyzja wystawiona na podstawie wniosku złożonego wraz z dokumentami odzwierciedlających poniesione koszty na cele edukacyjne zawarte w regulaminie udzielania pomocy materialnej dla uczniów określonym przez Radę Miejską. Stypendia wypłacane są na bieżąco w formie gotówkowej.

17. Wypłaty stypendiów naukowo-motywacyjnych ( o ile takie wystąpią) następują na podstawie listy sporządzonej przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za naliczanie stypendiów. Lista przekazywana jest do końca miesiąca, za który przysługuje wypłata stypendiów. Lista podlega sprawdzeniu pod względem rachunkowo-formalnym. Wypłata stypendiów następuje zarówno w formie gotówkowej jak i bezgotówkowej w terminie do 10 dni od daty przyznania takiego stypendium.

18. Listy wypłat dodatków mieszkaniowych sporządza osoba merytorycznie odpowiedzialna za naliczanie dodatków mieszkaniowych. Sporządzane zostają na podstawie wydanych decyzji i dokonanych zwrotów z miesiąca poprzedniego. Listy sporządza się na koniec miesiąca i przekazuje do dnia 10 następnego miesiąca do kasy Urzędu celem wypłaty gotówkowej.

19. Listy wypłat świadczeń rodzinnych sporządza osoba merytorycznie odpowiedzialna za naliczanie świadczeń rodzinnych . Sporządzane zostają na podstawie wydanych decyzji i dokonanych zwrotów z miesiąca poprzedniego. Wypłata świadczeń rodzinnych następuje w Banku Spółdzielczym O/Kępice na podstawie zawartej umowy w terminie do końca każdego miesiąca . Co najmniej raz na koniec kwartału pracownik merytorycznie odpowiedzialny zobowiązany jest do uzgodnienia wypłaty świadczeń rodzinnych z ewidencja księgową.

20. Listy wypłat zaliczek alimentacyjnych sporządza osoba merytorycznie odpowiedzialna za naliczanie świadczeń rodzinnych. Wypłata następuje na podstawie oryginałów zatwierdzonych do wypłaty list w kasie Urzędu w formie gotówkowej w terminie do końca każdego miesiąca. Ewidencja przypisu prowadzona jest na stanowisku merytorycznie odpowiedzialnym . Na koniec każdego kwartalnego okresu sprawozdawczego wymagane jest przedłożenia przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego zestawienia do działu finansowego celem dokonania aktualizacji przypisu w dziale finansowym. Co najmniej raz na koniec kwartału pracownik merytorycznie odpowiedzialny zobowiązany jest do uzgodnienia wypłaty zaliczek alimentacyjnych z ewidencja księgową.

§ 13.

Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek

1. W jednostce występują zaliczki gotówkowe:

 jednorazowe - wypłacane pracownikom zatrudnionym w Urzędzie w stałym stosunku pracy,

sołtysom na wydatki ujęte w budżecie gminy na cele danego sołectwa, gminnemu komendantowi straży pożarnej na zadania związane z działalnością OSP.

Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróży służbowej, zakup materiałów i usług, na organizacje imprez kulturalnych , sportowych , promocji itp.

2. Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w kadrach Urzędu zarejestrowany ( nadany numer kolejny )blankiet „ polecenie wyjazdu służbowego”. Uzyskują podpisy osoby delegującej - Burmistrza lub osoby przez niego upoważnionej określających również środki komunikacji.

Jeżeli wyjazd służbowy odbywany jest pojazdem będącym własnością pracownika do delegacji dołącza się stosowny wniosek pracownika podpisany przez osobę delegującą.

W odniesieniu do Burmistrza , Przewodniczącego Rady, radnych sprawy delegowania regulują odpowiednie uchwały. Wydawanie i ewidencja druków delegacji dla przewodniczącego rady , Z-cy przewodniczącego oraz radnych wydaje pracownik ds. obsługi rady.

W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek na którym uzyskuje akceptację Burmistrza i Skarbnika lub ich pełnomocników. Na podstawie tego odcinka otrzymuje gotówkę. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 10 dni od daty zakończenia podróży służbowej.

3. Pozostałe zaliczki jednorazowe wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby upoważnione „wniosku o zaliczkę” przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie wskazanym na wniosku. W sytuacjach szczególnych o ile pracownik zwróci się do Burmistrza , to Burmistrz może wyrazić zgodę na dłuższy termin rozliczenia się z pobranej zaliczki. Obowiązkowo termin ten nie może przekroczyć daty 31 grudnia.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na podstawie zezwoleń Burmistrza pracownikom zatrudnionym w Urzędzie, może być wypłacona zaliczka na poczet wynagrodzeń, jednak nie wyższa niż wynagrodzenie przysługujące pracownikowi za przepracowany okres w danym miesiącu, pomniejszony o obowiązkowe potrącenia. Pobrana na poczet wynagrodzeń zaliczka podlega rozliczeniu przy wypłacie najbliższych wynagrodzeń.

5. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki.

§ 14.

Dokumentowanie zakupów towarów, materiałów i usług dokonywanych w trybie ustawy o zamówieniach publicznych

1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów i usług są:

• - faktura VAT- oryginał,

• - faktura korygująca - oryginał,

• - rachunek - oryginał,

• - protokół reklamacyjny - kopia,

• - pro forma dowodu zakupu - oryginał

• - dowód zwrotu - kopia ( stosowany w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów

• od dostawcy z przyczyn uzasadnionych ).

2. Zamówienia i zakupy materiałów, towarów , usług, środków trwałych i usług inwestycyjnych jest w kompetencją każdego pracownika w ramach powierzonego zakresu czynności. Pracownicy dokonujący zamówienia działają w porozumieniu z Burmistrzem a w zakresie zabezpieczenia środków w planie budżetu ze Skarbnikiem lub osoba upoważnioną do zastępstwa. . Zamówienia zewnętrzne podpisuje Burmistrz.

Wymagane jest uzyskanie na wniosku- zapotrzebowania podpisu Skarbnik lub osoby przez niego upoważnionej , potwierdzającego zabezpieczenie środków w planie budżetu.

Wymóg ten zgodnie z procedurami kontroli wewnętrznej nie dotyczy zakupu usług czy towarów do 1.000 zł.

Zgodnie z procedurami kontroli wewnętrznej jak i zakresami czynności ,podpisy pod względem zgodności z ustawa o zamówieniach publicznych składają wyznaczeni przez Burmistrza pracownicy Urzędu . Rejestr udzielonych zamówień ( z wyjątkiem trybu z wolnej ręki ) prowadzi wyznaczony pracownik ds. inwestycji gminnych .

Rejestr winien zawierać :

- liczbę porządkową

- imię i nazwisko prowadzącego sprawę

- opis zamówienia

- tryb zamówienia

- data akceptacji wniosku

-data akceptacji projektu umowy

-data zakończenia realizacji zamówienia

- planowany termin zakończenia

- planowany koszt

3. Odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów Prawo zamówieniach publicznych jest każdy pracownik na swoim stanowisku, ilekroć realizuje zamówienia na dostawy i usługi objęte przepisami wyżej wymienionej ustawy. Wybór dostawcy towarów i usług po przeprowadzeniu procedury przetargowej kończy się sporządzeniem umowy.- nadzór nad

przestrzeganiem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych sprawuje inspektor ds. architektury i urbanistyki , który potwierdza zgodność z ustawą o zamówieniach publicznych przez złożenie swojego podpisu na wniosku-zapotrzebowaniu oraz na fakturze(rachunku) w ramach kontroli bieżącej przed dokonaniem zapłaty.

4. Umowa sporządzona jest co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał dostarczony jest do pionu finansowo - budżetowego , drugi egzemplarz otrzymuje dostawca(wykonawca) . Na stanowisku prowadzącym dane zadanie wraz z kompletem materiałów z przeprowadzonego postępowania, pracownik sporządza kserokopie umowy.

5. Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego pracownik dokonujący zakupu dołącza dokument „OT” - przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną ( z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej ) oraz klasyfikację rodzajową środka trwałego. ( dotyczy to środków trwałych podlegających ewidencji na koncie 011)

6.Do faktury za roboty budowlano-montażowe oraz na remont zaliczane do inwestycji powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego).

Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji są :

- faktury przejściowe wraz z dołączonym oryginałem protokołu odbioru wykonanych robót

podpisanych przez inspektora nadzoru.

- faktura końcowa i protokół końcowy zakończenia inwestycji i oddania do użytku,

• - dowód lub dowody „OT” - przyjęcia środka trwałego,

• - dowód lub dowody „PT” - przekazania - przejęcia środka trwałego.

7. Dowody „OT” sporządza pracownik prowadzący całość zadania inwestycyjnego w porozumieniu z pracownikiem księgowości. Ilość egzemplarzy uzależniona jest od potrzeb. Oryginał dowodu OT przekazuje się do referatu finansowe-budżetowego.

8.  Dowody „OT” stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano - montażowych .

W dowodzie „OT” należy wpisać nazwę, charakterystykę (wszelkie informacje ) - w przypadku urządzeń , wartość budowy lub nabycia, miejsce użytkowania, klasyfikację rodzajową oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej.

9.  W przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych polecenie księgowania, sporządzone przez pracownika księgowości na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych, stanowi ich udokumentowanie.

10.  Dokumentem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania zakupu usług w zakresie wykonania dokumentacji projektowej, projektowo - kosztorysowej itp. stanowi faktura lub rachunek na którym pracownik merytorycznie odpowiedzialny dokonuje adnotacji , że dokumentacja została wykonana zgodnie z umową (zleceniem). Za odbiór dokumentacji zgodnie z wymogami zawartymi w umowie ( zleceniu) za jej przechowywanie odpowiedzialny jest pracownik merytoryczny .

11. Wszystkie faktury VAT, faktury korygujące, rachunki, itp. wpływające do jednostki, potwierdzające fakt zakupu składników majątkowych oraz zakupu usług powinny być składane w sekretariacie jednostki. Dopuszcza się przyjmowanie faktur przez stanowiska d/s inwestycji w zakresie prowadzonego zadania inwestycyjnego. Pracownik ten odpowiada za prawidłowe opisanie faktur i niezwłoczne przekazanie do działu księgowości. Pracownik działu księgowości odpowiada za termin płatności od dnia otrzymania faktury (rachunku) z potwierdzeniem dokonania zakupu czy wykonania usługi , natomiast nie odpowiada za okres w którym faktura znajduje się na stanowisku pracownika merytorycznie odpowiedzialnego.

Do dnia przekazania faktury do księgowości odpowiedzialność za fakturę (rachunek) i termin płatności ponosi pracownik merytoryczny.

Faktury gotówkowe znajdujące się na stanowiskach po dokonaniu zakupu towarów czy usług, powinny zostać niezwłocznie przekazanie do działu księgowości celem sprawdzenia

pod względem formalnym i rachunkowym i zatwierdzone do zapłaty.

12.Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do:

a/ sprawdzenia faktur i ich zgodności ze stanem faktycznym,

b/ zatwierdzenia jedynie oryginałów faktur i faktur korygujących do zapłaty poprzez umieszczenie na odwrocie faktury pieczęci lub zapisu odręcznego o następującej treści:

• w przypadku faktur dotyczących wydatków inwestycyjnych:

Usługa / robota/ wykonana zgodnie z umową / zleceniem/ Nr ......... z dnia ...................

i jakiej inwestycji dotyczy wydatek

podpis pracownika merytorycznego

• w przypadku faktur dotyczących wydatków bieżących:

Potwierdzenie dokonania zakupu towaru /usług/ i dla kogo lub w jakim celu.

podpis pracownika merytorycznego

c/ na dowód potwierdzenia prawidłowości danych umieszczonych na fakturze i zatwierdzenia jej do zapłaty pracownicy merytoryczni składają swój podpis.

Następnie tak zatwierdzoną fakturę zwracają do referatu księgowości niezwłocznie, gdzie zatwierdzone są pod względem formalnym i rachunkowym przez wyznaczonego pracownika. Pracownik referatu finansowego przed zatwierdzeniem do zapłaty przez Burmistrz lub Z-cę Burmistrza uzyskuje

podpis osoby odpowiedzialnej za zamówienia publiczne wraz z pieczątkami o treści:

Zamówienie zgodne z art. …….. ustawy o zamówieniach publicznych

podpis pracownika odpowiedzialnego za zamówienia publiczne”

lub

Zamówienie nie podlega ustawie o zamówieniach publicznych

podpis pracownika merytorycznego

Po podjecie przez Burmistrza lub Z-cę Burmistrz dyspozycji płatności poprzez złożenie podpisu pod obowiązującą pieczątka, Skarbnik lub inna upoważniona przez niego osoba przyjmuje dyspozycje płatności w granicach kwot w planie finansowym.

15. Niedotrzymanie terminów określonych w § 14 spowoduje, że wobec pracownika winnego zostaną zastosowane sankcje przewidziane przepisami Kodeksu Pracy.

§ 15.

Dokumentowanie sprzedaży towarów, materiałów i usług

1. Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania

sprzedaży są:

• - umowa kupna sprzedaży,

• - akt notarialny,

• - umowa najmu, dzierżawy,

• -decyzje w sprawie oddania w trwały Zarząd

• - dowody wewnętrzne

2. Dokumenty sprzedaży wystawiane są na udokumentowanie:

• a) sprzedaży mienia - przez referat księgowości na wniosek pracownika merytorycznego-prowadzącego bieżąco sprawy gospodarki nieruchomościami, który powinien być przekazany do referatu księgowości najpóźniej niezwłocznie po sporządzeniu aktu notarialnego bądź zaistnieniu zdarzenia, celem terminowego wystawienia faktury - 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, chyba, że inaczej stanowią szczególne przypadki powstania obowiązku podatkowego.

b) zwrotu kosztów rozmów telefonicznych przeprowadzonych przez pracowników, korzystających z telefonu Urzędu na wniosek osoby prowadzącej rozliczenia w terminie 7 dni od momentu zaistnienia takiej sytuacji.

c) sprzedaży materiałów promocyjnych i innych na wniosek pracownika prowadzącego na bieżąco daną sprawę.

Do udokumentowania operacji sprzedaży w jednostce , będącej podatnikiem podatku od towarów i usług służą:

a) dla osób prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą - faktury Vat, faktury korygujące Vat ( wystawiane zawsze przez sprzedającego ) opatrzone klauzulą „KOREKTA”, w szczególnie uzasadnionych przypadkach - zaginięcia faktury VAT niezawinionego zniszczenia - dopuszcza się duplikat faktury VAT, z tym że każdorazowo wystawca umieszcza na fakturze oznaczenie „DUPLIKAT”, oraz datę jego wystawienia,

b) dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej - paragon fiskalny.

Na życzenie nabywcy należy wystawić fakturę VAT. Do kopii faktury należy dołączyć paragon fiskalny potwierdzający sprzedaż.

3. W przypadku popełnienia błędu w dowodach sprzedaży ( fakturze VAT ) polegającego na pomyłce w cenach jednostkowych, w wartości lub stawce podatku VAT, osoba wystawiająca dowód sprzedaży, wystawia dowód właściwy - dokument korygujący ( faktura korygująca lub rachunek korygujący ) , niezwłocznie po ujawnieniu pomyłki

W przypadku innych błędów, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierające pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi może wystawić notą korygującą.

4. Wystawcami faktur VAT jest osoba upoważniona przez Burmistrza do ich wystawiania i podpisywania. Jest ona zobowiązana do bezwzględnego przestrzegania zasad wynikających z obowiązujących przepisów.

5. Zobowiązuje się wszystkich pracowników do terminowego przekazywania dokumentów do referatu finansowego, stanowiących podstawę do wystawienia faktur VAT.

§ 16.

Dokumentowanie wykonania usługi

1. Zlecenie wykonania usługi sporządza w formie pisemnej pracownik urzędu w ramach prowadzonych na swoim stanowisku spraw, po uzgodnieniu z Burmistrzem i Skarbnikiem.

2. Każda umowa zlecająca wykonanie usługi podlega zarejestrowaniu w dziale finansowym.

( nie dotyczy to umów zlecenia ( o dzieło) sporządzanych przez pracownika ds.

organizacyjnych i kadr )

3. Zlecenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje zleceniobiorca.

W przypadku gdy zlecenie wykonania usługi zawierane jest z osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej gdzie występuje wymóg zgłoszenia zleceniobiorcy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych , kopia umowy zlecenia przekazywana jest w ciągu 2 dni do referatu finansowego celem terminowego zgłoszenia zleceniobiorcy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W przypadku zlecenia na czynności jednorazowe - zlecenie może być przechowywane na stanowisku zlecającego do czasu wykonania usługi, a z chwilą wystawienia rachunku, dołączone do rachunku i przekazane do referatu finansowego.

4. Na czynności fizyczne wykonywane przez dłuższy okres czasu - w zależności od warunków płatności ustalonych w zleceniu, płatność następuje w okresach miesięcznych na podstawie rachunków lub listy wypłaty . Na oryginale rachunku osoba zlecająca potwierdza wykonanie pracy i przekazuje rachunek do pionu finansowo - księgowego, który dokonuje wypłaty w oparciu o wyliczenia zawarte w rachunku.

5.  W wypadku, gdy płatność następuje po zakończeniu okresu obowiązywania zlecenia - osoba zlecająca potwierdza wykonanie zlecenia na rachunku końcowym i przekazuje w ciągu dwóch 7 dni do księgowości, która dokonuje wypłaty w oparciu o wyliczenie zawarte w rachunku.

6. W przypadku ujawnienia wad w wykonaniu usługi po dokonaniu zapłaty pracownik, który zlecał usługę sporządza protokół reklamacyjny w dwóch egzemplarzach, z których oryginał do czasu załatwienia reklamacji zatrzymuje na swoim stanowisku, a po załatwieniu reklamacji przekazuje do pionu finansowego wraz z decyzją Burmistrza o sposobie jej załatwienia.

§ 17.

Dokumentowanie przychodów i rozchodów magazynowych

1. W Urzędzie Miejskim nie prowadzi się magazynu .

1. Materiały biurowe, środki czystości , materiały i paliwo dla OSP i inne kupowane są na bieżąco w miarę potrzeb przez wyznaczonego pracownika i ewidencjonowane zgodnie z zasadami zawartymi w Zarządzeniu Burmistrza w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości i planu kont. Na fakturze pracownicy opisują miejsce przeznaczenia lub dołączają listę wydanych materiałów.

§ 18

Dokumentowanie inwentaryzacji

1. W jednostce obowiązują dowody inwentaryzacyjne:

1) Zarządzenie Burmistrza w sprawie przeprowadzenia spisu z natury.

2) Protokół likwidacji zużytych środków trwałych.

3) Arkusz spisu z natury - oryginał.

4) Protokół z inwentaryzacji zdawczo - odbiorczej - oryginał,

5) Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją,

6) Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji,

7) Zestawienie zbiorcze spisów z natury

8) Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych - oryginał sporządza pion finansowo - księgowy.

9) Decyzja w sprawie różnic inwentaryzacyjnych - oryginał

2. Arkusze spisu z natury winny być ponumerowane i ujęte w ewidencji druków ścisłego zarachowania. Wydaje się je za pokwitowaniem przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w dwóch egzemplarzach. Po zakończeniu spisu z natury oryginał wraca do referatu finansowego.

3. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji reguluje odrębna instrukcja

dotycząca przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.

§ 19

Dokumentowanie zaangażowania

1. Podstawą ewidencji księgowej zaangażowania wydatków jest dokumentacja przygotowana

przez pracowników na samodzielnych stanowiskach służbowych zgodnie z zakresem czynności .

2. Dokumentacją stanowiącą podstawę ewidencji księgowej zaangażowania wydatków są:

- umowy z tytułu dostaw towarów i usług,

- umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło,

- listy wypłat nagród jubileuszowych, nagród regulaminowych,

- decyzje kierownika o przyznaniu ryczałtów samochodowych,

- inne przewidziane prawem lub przepisami wewnętrznymi dokumentacje,

-wnioski -zapotrzebowania

3. Podstawą do ustalenia zaangażowania wydatków są również uchwały organów jednostki samorządu terytorialnego, w wyniku których dokonuje się wydatków, między innymi:

- ustalenie wysokości diet dla radnych, członków komisji, sołtysów,

- przyznawanie nagród, stypendiów i wynagrodzeń podejmowanych na podstawie ustaw,

- określenie wysokości prowizji z tytułu poborów podatków i opłat.

- określenie wysokości dotacji i innych dofinansowań

4. Wysokość zaangażowania wydatków, wynikających z wieloletnich umów, w których określona została jednoznacznie wysokość wynagrodzenia podaje się w kwocie przypadającej do spłaty na dany rok budżetowy.

5. Wysokość zaangażowania wydatków, wynikających z wieloletnich umów zawartych na czas nieokreślony, nie mających wymiaru finansowego ( dotyczących m.in. dostaw wody, gazu, energii elektrycznej, telekomunikacji i innych mediów) ustala się biorąc za podstawę moment odbioru przedmiotu umowy ( szacunek na podstawie faktur, rachunków)

6. Drobne zakupy powodują równoczesne powstanie zaangażowania i wykonania wydatków.

7. Dopuszcza się do stosowania dowody zastępcze PK

8. Podstawę ewidencjonowania zaangażowania wydatków stanowi wniosek -o zaangażowanie środków budżetu gminy objętych planem finansowym roku budżetowego , którego wzór określa załącznik nr 3 do instrukcji.

9. Wniosek, o którym mowa w punkcie 8 sporządzają pracownicy na początku miesiąca roku budżetowego terminie do 10 stycznia.

10. Wszelkie zmiany w trakcie roku budżetowego wynikające z dowodów wymienionych w pkt od 2 do 7 powodują zmiany w zaangażowaniu na bieżąco. Obowiązkowa aktualizacja obowiązuje na koniec każdego kwartalnego okresu sprawozdawczego.

11. Niedotrzymanie terminu określonego w punkcie 9 spowoduje, że wobec pracownika winnego zostaną zastosowane sankcje przewidziane przepisami Kodeksu Pracy.

Rozdział IV

Kontrola dowodów księgowych

§ 20.

1. Kontrola wewnętrzna ma na celu badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawnymi, badanie efektywności działania i realizacji zadań,

badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań, ujawnianie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie, wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości.

2. Kontrola wewnętrzna wykonywana jest w postaci:

a/ kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, obejmującej w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań,

b/ kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo, badaniu rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem, itp.,

3.Warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej jest jego sprawdzenie i poddanie:

a/ kontroli merytorycznej, czyli sprawdzeniu legalności , celowości i gospodarności dokonania operacji gospodarczej, sprawdzeniu czy przedmiot operacji jest zgodny ze stanem faktycznym, czy operacja gospodarcza jest zgodna z zawartą umową i przepisami prawa,

b/ kontroli zgodności z prawem zamówień publicznych, czyli sprawdzenie zgodności przedmiotu zamówienia, trybu zamówienia, adresu dostawcy lub wykonawcy, ceny jednostkowej oraz wartości ( zgodnie z ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych), której dokonuje wyznaczona osoba.

c/ kontroli formalno-rachunkowej , czyli sprawdzeniu zgodności dokonanego wydatku z planem finansowym jednostki, sprawdzeniu czy dowód księgowy posiada wymagane cechy prawidłowego dowodu, czy nie zawiera błędów rachunkowych. Czynności tych dokonuje wyznaczony pracownik działu finansowego , co potwierdza złożeniem podpisu.

4. Kontrola dokumentów pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności, formalno-rachunkowym, zgodności z prawem zamówień publicznych, zawierających dyspozycję ( polecenie ) wykonania operacji kasowych i bankowych i przyjęcie dyspozycji płatniczej , winno być dokonana przed wykonaniem danej operacji gospodarczej. Każda następna osoba , mająca wykonać określone czynności kontrolne powinna sprawdzić, czy czynności poprzednie zostały wykonane w sposób właściwy i zostały potwierdzone odpowiednią adnotacją na dokumencie i podpisem . Skarbnik lub upoważniona przez niego osoba przyjmuje dyspozycje płatniczą po złożeniu podpisu przez pracowników na stosowanych pieczątkach i po złożeniu podpisu przez dysponenta środków budżetowych

( Burmistrza). Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej opisane są w procedurach kontroli wewnętrznej , które wprowadzone zostały odrębnym Zarządzeniem Burmistrza.

5. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie, atramentem lub długopisem, w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej.

§ 21.

Dekretacja dokumentów księgowych

1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.

2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania.

3. Dekretacja obejmuje następujące etapy:

- segregacja dokumentów,

- sprawdzenie prawidłowości dokumentów,

- właściwa dekretacja ( oznaczenie sposobu księgowania ).

3.1. Segregacja dokumentów polega na:

- wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które podlegają księgowaniu ( nie wyrażają operacji gospodarczych i nie są ich zapowiedzią ),

- podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzaju poszczególnych

działalności jednostki (dochody, wydatki, fundusze, inwestycje , depozyty itp. )

- kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres ( np. dzień, ).

3.2. Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, czy są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności jednostki ustalony w zakresie obowiązków. W wypadku stwierdzenia braku podpisu, należy dowód zwrócić do właściwego ogniwa w celu uzupełnienia.

3.3. Właściwa dekretacja polega na:

• nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one

zaewidencjonowane,

• umieszczeniu na dokumentach adnotacji na jakich kontach syntetycznych ma być

dokument zaksięgowany,

• do jakich podziałek klasyfikacji budżetowych dany dokument należy zaliczyć

• określenie daty, jeżeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego

wystawienia ( dot. dowodów własnych ) lub data otrzymania ( dot. dowodów obcych

Dla usprawnienia pracy w Urzędzie Miejskim stosuje się pieczątkę z odpowiednimi

rubrykami i treścią.

Wzór stosowanych w Urzędzie Miejskim pieczątek stanowi załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji

§ 22.

Część III- ZASADY REALIZACJI BUDŻETU

1. Budżet gminy jest rocznym planem finansowym , który obejmuje wszystkie dochody i

wydatki gminy.

Zasady i tryb gromadzenia zasobów pieniężnych gminy objętych planem finansowym a

także przeznaczenia tych środków na ustawowe zadania gminy ustala ustawa o finansach

publicznych.

W toku wykonywania budżetu uchwalonego przez Radę Miejską na dany rok obowiązują

następujące zasady:

- realizacja dochodów budżetowych następuje na zasadach i w terminach wynikających

z obowiązujących przepisów,

- realizacja zadań następuje w terminach i na zasadach określonych w

obowiązujących przepisach,

- dokonywania wydatków budżetowych następuje w granicach kwot określonych

w budżecie w sposób celowy i gospodarny,

2. Podstawą ewidencji finansowej w urządzeniach księgowych są poprawnie sporządzone

1 zatwierdzone dowody księgowe

3. Podstawą ewidencji realizacji d o c h o d ó w w budżecie gminy są:

- bankowe dowody wpłaty oraz przelewy wraz z wyciągiem bankowym

(ewidencja strony Ma konta 901)

- sprawozdania RB 27 S podległych jednostek budżetowych

- sprawozdania RB 27 Urzędów Skarbowych

- PK

Sprawozdanie o dochodach RB 27S tworzone jest automatycznie w programie budżet na podstawie szczegółowej ewidencji według klasyfikacji budżetowej w programie FK Konta 901 i 221 . ( ręcznie podlega rozpisanie łącznego zobowiązania podatkowego w zakresie należności i sald oraz przypis paragrafów które nie są objęte ewidencja kona 221 ). Ręcznie wprowadza się również przypis i salda ze sprawozdań Urzędów Skarbowych oraz dochody otrzymane. Sprawozdanie RB 27S automatycznie przenoszone jest do programu „Bestia” sprawozdawczość.

5. Podstawą ewidencji realizacji w y d a t k ó w w budżecie gminy są:

- Sprawozdania RB 28S podległych jednostek budżetowych

- W Urzędzie Miejskim ewidencja analityczna wydatków według paragrafów prowadzona jest na stronie Ma 130 , które traktowane jest jako analityka do konta 902. Na koncie 902 księguje się kwoty z Wyciągów Bankowych zbiorczo z danego dnia bez szczegółowej klasyfikacji budżetowej . Zachowana jest zgodność kwot ogółem zapisów strony Ma konta 130 i strony Wn konta 902 wyciągu bankowego.

Na podstawie ewidencji strony Ma konta 130 zgodnie z zasadami funkcjonowania programu komputerowego następuje automatyczne tworzenia sprawozdania o wydatkach RB 28S w programie budżet. Sprawozdania RB28 S poległych jednostek budżetowych wprowadzanie są ręcznie lub elektronicznie do programu budżet. Po scalenie wszystkich jednostek wykonanie automatycznie przenoszone jest do programu „Bestia” sprawozdawczość.

Zmiany w planie finansowym budżetu po stronie dochodów i wydatków dokonywane są na podstawie Uchwał Rady Miejskiej i Zarządzeń Burmistrza.

Skarbnik Gminy na bieżąco dokonuje zmian w planie finansowym. Zmiany te mają odbicie w programie FK przy ewidencji wykonania zarówno po stronie dochodów jak i wydatków.

Część IV - ARCHIWOWANIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

§ 23.

Prowadzenie akt

Obowiązują następujące zasady prowadzenia dokumentów finansowo-księgowych :

a/ zasada grupowania dokumentów do akt - jednorodność tematyczna

b/ zasada kompletowania dokumentów w aktach - układ chronologiczny,

c/ zasada oznakowania akt:

- symbol literowy komórki organizacyjnej - (referat finansowy)

- symbol cyfrowy akt (zgodny z instrukcją kancelaryjną)

d/ zasad przechowywania akt:

- akta winny być przechowywane w komórce organizacyjnej na stanowisku pracy,

którego dotyczą. Okres przechowywania określa kategoria archiwalna

e/ zasada odpowiedzialności indywidualnej:

• każdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za dokumenty gromadzone

przez niego z zakresu wykonywanych czynności,

f/ zasada łatwego wyszukiwania dokumentów:

- dokumenty muszą być widoczne i trwale oznakowane zgodnie z zapisami lit. c

§ 24.

Przechowywanie akt

1. Obowiązują w Urzędzie poniższe zasady przechowywanie akt:

1. akta spraw przechowuje się na samodzielnych stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym.

2. na samodzielnych stanowiskach pracy przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego, przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

3. kompletne teczki z aktami spraw ostatecznie załatwionych mogą być przechowywane na merytorycznym stanowisku pracy przez okres jednego roku; w przypadku, gdy dokumentacja jest niezbędna dla dalszej realizacji zadań Gminy - przez okres dłuższy w zależności od potrzeb.

Przechowywanie akt w Archiwum Zakładowym:

1. w celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, Urząd prowadzi Archiwum Zakładowe,

2. akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do Archiwum Zakładowego po upływie 1 roku, ( w uzasadnionych wypadkach - po upływie dwóch lat ) kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący sprawy,

3. Za prawidłowe przechowywanie akt w Archiwum Zakładowym odpowiada wyznaczony pracownik Urzędu

Część V - POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 25.

Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie

1. Mienie będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży.

2. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony.

3. Po zakończeniu pracy budynek Urzędu (a także wszystkie jego pomieszczenia) powinien być zamknięte na klucz, okna pozamykane.

4. Klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w szafie w zabezpieczonym pomieszczeniu Urzędu.

5. Pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być po zakończeniu pracy umieszczone w pozamykanych szafach.

§ 26.

1. Wszystkich pracowników Urzędu czynię odpowiedzialnym za gospodarkę składnikami majątkowymi, łącznie z obowiązkiem należytej ochrony przed zniszczeniem, uszkodzeniem czy kradzieżą.

2.Wszystkie zmiany w sposobie i miejscu użytkowania następujące w wyniku zakupu,

nieodpłatnego przejęcia jak również rozchody, nieodpłatne przekazanie lub likwidacja

muszą być udokumentowane odpowiednim dowodem stwierdzającym zaszłości (faktura.

protokół przekazania , protokół likwidacji itp.)

3.Przekazanie mienia powinno być udokumentowane w sposób pozwalający stwierdzić jaki

sprzęt otrzymali pracownicy za który ponoszą odpowiedzialność materialną.

4.Wszelkie przeniesienia wewnątrz Urzędu między pomieszczeniami winne być odnotowane w księdze inwentarzowej. Obowiązek zgłoszenia ciąży na osobie materialnie odpowiedzialnej. W razie zaginięcia lub kradzieży należy zaistniały fakt zgłosić Burmistrzowi lub Z-cy Burmistrza, który wyda stosownie polecenie.

5.Materiały i wyposażenie zniszczone w drodze normalnego zużycia lub wypadku losowego

podlega spisaniu ze stanu ewidencyjnego z zachowanie przepisów o sposobie likwidacji.

6. W trakcie roku do likwidacji materiałów, wyposażenia , środków trwałych powoływana jest komisja. W przypadku nie powołania odrębnej komisji, zadania komisji likwidacyjnej pełni powołana Zarządzeniem Burmistrza komisja inwentaryzacyjna.

§ 27.

1. Niniejsza instrukcja została opracowana w oparciu o obowiązujące przepisy powołane na wstępie w „CZĘŚCI OGÓLNEJ”.

.

2. Instrukcja obowiązuje wszystkie stanowiska pracy Urzędu Miejskim i winna być przestrzegana przez wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego . Gminne jednostki organizacyjne winny opracować własne przepisy .

4. Instrukcja ma zastosowanie od dnia 01 stycznia 2007 r.

§ 28.

Wykaz załączników do instrukcji stanowią:

Schemat organizacyjny Urzędu Miejskiego

Schemat obiegu dokumentów

Wzór dokumentu księgowego wniosek o zaangażowania środków budżetowych

Wzory stosowanych pieczątek.

Wzory podpisów osób uprawnionych do zatwierdzania dokumentów księgowych

Wykaz pracowników z podpisami o przyjęciu do wiadomości i stosowania