Kontrola finansowa 6-12-XII-2005 r

PROTOKÓŁ

Kontroli finansowej przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Kępicach w dniach 6 - 12 grudnia 2005r przez inspektorów Wydziału Finansów i Budżetu Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego

Bożenę Kniaź -starszego inspektora wojewódzkiego

Alinę Wojciechowską - inspektora wojewódzkiego

działające na postawie „Upoważnień” Nr 101/05 z dnia 1grudnia 2005r.

Zakres kontroli:

„Wydatkowanie i rozliczenie dotacji udzielonej z budżetu państwa na zadanie zapisane w Kontrakcie Wojewódzkim na 2004r. p.n. „Rozbudowa i przebudowa Szkoły Podstawowej w Przytocku „

Jednostka kontrolowana: Urząd Miejskim

ul. Niepodległości 6

tel. (059)857 66-21

Burmistrzem Kępic jest Pan Marek Piotr Mazur

Zastępcą Burmistrza jest Pani Krystyna Pamuła

Skarbnikiem M iG Kępice jest Pani Janina Kończak

Niezbędnych wyjaśnień w przedmiocie kontroli udzielali:

p. Janina Kończak - Skarbnik

p. Bogusława Wojtowicz - inspektor ds. architektury i urbanistyki.

W ramach działania „ Restrukturyzacja i unowocześnianie bazy: oświatowo-wychowawczej, szkolnictwa wyższego, turystczno-spotrowo-rekreacyjnej i kulturalnej „ zapisanego w Kontrakcie Wojewódzkim na 2004r, pomiędzy Samorządem Wojwództwa Pomorskiego, a Miastem Kępice w dniu 2 sierpnia 2004r została zawarta

Umowa Nr 365/UM /DF/DESS/2004/KW o realizację zadania

pn. „ROZBUDOWA I PRZEBUDOWA SZKOŁY PODSTWOWEJ W PRZYTOCKU etap I”

O dofinansowanie powyższego zadania ze środków budżetu państwa , kontrolowana jednostka w dniu 16 sierpnia 2004r zawarła „umowę wykonawczą

Nr 9” z Wojewodą Pomorskim, który zgodnie z postanowieniem Kontraktu Wojewódzkiego i niniejszą umową, zobowiązał się do przekazania dotacji celowej w kwocie :150.000 zł, co stanowi 33% wartości zadania.

Samorząd zgodnie z zapisem zawartym w kontrakcie, zobowiązał się przekazać na realizację zadania środki w wysokości 303.931zł, co stanowi 67% wartości zadania.

Terminy realizacji oraz zakres rzeczowy określone zostały w „Harmonogramie rzeczowo - finansowym”, będącym załącznikiem Nr 1 do protokołu z niniejszej kontroli.

Wpełniając zapisy Umowy Wykonawczej w dniu 13 września 2004r, Wydział Finansów i Budżetu PUW, zawiadomił Urząd Miejski Kępice o zwiększeniu planu dotacji w dz. 801 - „OŚWIATA i WYCHOWANIE”, w rozdz. 80101- „Szkoły podstawowe” w § 633 - „Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację inwestycji i zakupów inwestycyjnych własnych gmin” - o kwotę 150.000zł.

Powyższa kwota dotacji została wprowadzona do budżetu jednostki na 2004r po stronie dochodów i wydatków zgodnie z dyspozycją PUW , Zarządzeniem Nr 92/2004 Burmistrza Kępic z dnia 30 września 2004r. Ustalono, że Gmina Kępice zabezpieczyła też środki własne na realizację zadania inwestycyjnego.

W zakresie wykonawstwa i rozliczenia zadania ustalono:

Zadanie pn.” Rozbudowa i przebudowa Szkoły Podstawowej w Przytocku - etap I” realizowane w 2004r w zakresie rozbudowy Szkoły, polegającej na dobudowie do istniejącego obiektu części dydaktycznej z zapleczem świetlicowo - kuchennym w stanie surowym z zadaszeniem o powierzchni zabudowy ok. 270 m² i kubaturze obiektu ok.1300 m³ jest częścią inwestycji wieloletniej dotyczącej rozbudowy i przebudowy Szkoły Podstawowej w Przytocku - realizowanej w okresieod 27.08.2003r do 2006r.

Planowane nakłady na realizację zadania w tym okresie wynoszą 1746.213,71zł.

Poniesione nakłady od początku realizacji zadania wyniosły 569.723,70 zł.

Do rozliczenia zadania określonego Kontraktem Wojewódzkim przyjęto kwotę poniesionych nakładów przez Samorząd Gminy Kępice w wysokości 459.323,49 zł.

Wykonawcy poszczególnych elementów zadania wybrani zostali w wyniku ogłoszenia przetargów nieograniczonych lub zastosowania innych przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i prawo zamówień publicznych.

Głównym wykonawcą zadania była firma Zakład Robót Budowlanych Biesowicach, reprezentowana przez Andrzeja Kuczyńskiego, wybrana w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego (art.39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamówień publicznych tj. Dz. U. Nr 19, poz. 177 z 2004r)

Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o wartości zamówienia przekraczającej równowartość kwoty 60.000 euro zostało przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 20.08.2004r oraz opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych z dnia 26.08.2004, nr 146, poz. 41958. Ogłoszenie zamieszczono też na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miejskiego w Kępicach ( do dnia 12.10.2004r). Przedmiotem zamówienia była „Przebudowa i rozbudowa Szkoły Podstawowej w Przytocku etap I”, wartość zamówienia ustalono na postawie kosztorysu inwestorskiego na kwotę 66.676,40 euro ( tj.269.826,06 zł netto). Do przetargu przystąpiły dwie firmy spełniające warunki udziału w postępowaniu określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z których wybrano wykonawcę - Zakład Robót Budowlanych w Biesowicach, oferującego wykonanie robót za niższą cenę (262.808 zł netto). Kryterium oceny ofert była cena w 100%.

W dniu 25.10.2004r z wybranym wykonawcą zawarta została Umowa na wykonanie robót budowlanych na zadaniu „Przebudowa i rozbudowa Szkoły Podstawowej w Przytocku etap I”, które obejmowały wykonanie:

-wykopów fundamentowych, ław fundamentowych

-zasypywanie ław i ścian fundamentowych piaskiem z zagęszczaniem,

-ściany parteru i poddasza,

-zbrojenie konstrukcji żelbetowych,

-więźba dachowa, pokrycie dachu,

-schody zewnętrzne,

-ściana wspólna z salą gimnastyczną.

Szczegółowy zakres robót określony został w kosztorysie ofertowym.

Termin realizacji robót od 25.10 do 15.12.2004r oraz wynagrodzenie za wykonanie 262.808,00zł netto + 57.817,76 VAT (tj. brutto 320.625,76 zł) były zgodne ze złożoną ofertą.

W dniu 16.12.2004r wykonawca złożył informację o zakończeniu robót na omawianym zadaniu.

Roboty budowlane zostały wykonane zgodnie z zamówieniem i dokumentacją techniczną, co potwierdzono Protokołem odbioru technicznego robót spisanym w dniu 24.12.2005r.

W dniu 27.12.2004r Zakład Robót Budowlanych wystawił fakturę VAT Nr 46/12/2004 z dnia 27.12.2004r na kwotę 320.625,76 zł, która została uregulowana przez Gminę w dniu 29.12.2004r.

Nadzór inwestorski nad wykonywanymi robotami budowlanymi na omawianym zadaniu (objętym umową z dnia 22.10.2004r) wykonywało Biuro Usług Inwestycyjnych „Projekt” - Ireneusz Retkiewicz ze Słupska na podstawie Umowy o pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego zawartej w dniu 22.10.2004r. Zamówienie dokonano z pominięciem procedur przewidzianych ustawą Pzp z uwagi na niską wartość zamówienia, nieprzekraczającą 6000 euro. Wynagrodzenie ustalone zostało w wysokości 1,8% liczone od wartości zadania netto + VAT.

Wystawiona faktura za nadzór w kwocie 3.311,38 zł netto tj. 4.039,88 zł brutto została uregulowana przez Gminę w dniu 30.12.2004r

Od dnia 10.12.2004r funkcję inspektora nadzoru pełnił p. Wiesław Grabowski

W dniu 13 grudnia 2004r został sporządzony „Protokół konieczności, w oparciu o kosztorys ofertowy na wykonanie poniższych prac nie ujętych w dotychczasowej dokumentacji:

-dostawę i montaż stolarki okiennej PCV (szt.16)

-dostawę i montaż drzwi wejściowych aluminiowych (szt.2)

-dostawę i montaż drzwi wejściowych stalowych, p.poż. (szt.2)

Zamówienia publicznego na w/w robót dodatkowych udzielono w trybie „ z wolnej ręki” zgodnie z art. 67, ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r

prawo zamówień publicznych ( Dz.U z 2004r , Nr 19, poz.177 z późn. zm.)-

dotychczasowemu wykonawcy zadania inwestycyjnego , Zakładowi Robót Budowlanych z Biesowic, z który w dniu 14 grudnia 2004r została zawarta Umowa ( do umowy podstawowej z dnia 25.10.2004r)

Termin wykonania robót dodatkowych w wartości: 63.936,54 zł brutto ( 52.407,00zł netto + 22% podatek VAT), ustalono na dzień 30 grudnia 2004r.

Dostawa i montaż stolarki okiennej i drzwiowej zewnętrznej w określonym umową terminie, zostały odebrane „Protokołem odbioru robót” i zafakturowane przez wykonawcę w kwocie 63.936,54 zł, którą kontrolowana jednostka uregulowała 31 grudnia 2004r.

Wartość robót dodatkowych stanowiła 19,94% wartości umowy podstawowej.

W dniu 1 lipca 2003r, pomiędzy Urzędem Miasta i Gminy Kępice, a Zakładem Energetycznym S.A. w Słupsku została zawarta „Umowa Nr 72/2003/RD 4 o przyłączenie „ instalacji elektrycznej obiektu - Szkoły Podstawowej w Przytocku, do sieci elektroenergetycznej należącej do ZE Słupsk.

Opłata za przyłączenie ustalona w umowie , stanowiła kwotę 4.602 zł.

Za wykonane przyłączenie, odebrane „Protokołem odbioru technicznego i przekazania do eksploatacji ZE Słupsk S.A - Rejon Dystrybucji Bytów w dniu 15 czerwca 2004r wystawił fakturę Vat Nr 29/8/6/2004 na kwotę 4.602 zł (zgodna z umową), którą kontrolowana jednostka uregulowała przelewem w dniu 25 czerwca 2004r.

W toku kontroli ustalono, że do rozliczenia zadania p.n. „Rozbudowa i przebudowa Szkoły Podstawowej w Przytocku - etap I”, ujętego w Kontrakcie Wojewódzkim na 2004r - przyjęta została faktura wystawiona 21 stycznia 2004r w kwocie 66.119,31 zł za wykonywane w 2003r roboty budowlane na obiekcie Szkoły Podstawowej w Przytocku.

W wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (art.14 ustawy z 10 czerwca 1994r o zamówieniach publicznych - Dz. U. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.), ogłoszonego w Biuletynie Zamówień Publicznych Nr 99 z dnia 15 lipca 2003r poz. 41873- Gmina Kępice udzieliła zamówienia publicznego na wykonanie robót budowlanych I etapu przebudowy i rozbudowy Szkoły Podstawowej w Przytocku, Zakładowi Robót Budowlanych, Andrzej Kuczyński, Biesowice.

W dniu 27 sierpnia 2003 r pomiędzy stronami została zawarta Umowa na wykonanie robót budowlanych, których szczegółowy zakres został określony w kosztorysie ofertowym.

Wynagrodzenie za przedmiot umowy ustalone na podstawie przedstawionej oferty wyniosło 123.583,75 zł + 8.650,86 zł VAT co stanowiło 132.234,61zł brutto.

Płatność za wykonane roboty miała być uregulowana w dwóch transzach:

• 50% po wystawieniu faktury, odbiorze końcowym robót i sprawdzeniu przez inspektorów nadzoru, pozostałe

• 50% do końca stycznia 2004r.

Protokołem odbioru z dnia 21 stycznia 2004r odebrane zostały roboty budowlane związane z przebudową i rozbudową Szkoły Podstawowej w Przytocku - etap I, które wykonawca zafakturował w dniu 21.01.2004r w wysokości zgodnej z zapisem zawartej umowy tj. 66.119,31zł (50% kwoty ogółem - faktura Nr 3/01/2004).

Wyjaśnienie w powyższej sprawie będące załącznikiem Nr 2 do niniejszego protokołu złożył Pan Marek Piotr Mazur- Burmistrz Kępic.

Łączne wydatki poniesione w zakresie realizacji zadania kontraktowego „Przebudowa i rozbudowa Szkoły Podstawowej w Przytocku - etap I” ujęte do rozliczenia stanowiły kwotę 459 323,49 zł.

Kontrolowana jednostka złożyła w Urzędzie Marszałkowskim w Gdańsku wniosek o wypłatę dotacji.

Źródłami finansowania wykonanego zadania były:

-środki własne wnioskodawcy - 309.323,49 zł,

- dotacja z budżetu państwa - 150.000 zł, która wpłynęła na konto UM Kępice w dniu 31.12.2004r.

Udział otrzymanej dotacji stanowi 32,7% wartości zrealizowanej inwestycji, udział środków Samorządu Gminy 67,3% . W umowie wykonawczej określono udziały odpowiednio 33,0% i 67,0%.

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano. Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce, doręczając go Panu Markowi Piotrowi Mazurowi - Burmistrzowi Kępic.

Do ustaleń zawartych w protokole, w dniu jego podpisania, ze strony kontrolowanej jednostki zastrzeżeń nie wniesiono.

Równocześnie jednostka została poinformowana o możliwości wniesieniu umotywowanych wyjaśnień w przedmiocie niniejszej kontroli w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu, do Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku.

Przeprowadzona kontrola została odnotowana w „Książce kontroli” Urzędu Miejskiego w Kępicach na stronie 2 pod pozycją 1/2005.

Kępice, grudzień 2005r.

Spis załączników: