System Rada
Profile Radnych, komisje, interpelacje, kalendarz posiedzeń.
Zarządzenie nr 1/2006 z dnia 02-01-2006r w sprawie wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Kępicach.
ZARZĄDZENIE Nr 1//2006
Burmistrza Kępic
z dnia 2 stycznia 2006 roku
w sprawie wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim
Kępice.
Na podstawie art.47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych
Dz. U. Nr 249 poz. 2104 zarządzam , co następuje:
§ 1
1. Kontrola w zakresie :
a) pobierania i gromadzenia środków publicznych,
b) zaciągania zobowiązań,
c) dokonywania wydatków ze środków publicznych,
d) udzielania zamówień publicznych,
e) zwrotu środków publicznych
następuje poprzez badanie i porównanie stanu faktycznego -ujawnionego w dokumentach
tworzonych w toku odpowiedniego postępowania- ze stanem wymaganym.
2. Dokonanie kontroli dokumentowane jest przez złożenie podpisu na dokumencie przez
osobę uprawnioną do kontroli.
§ 2
1. Kontroli dokonuje się pod względem legalności, celowości, gospodarności oraz zgodności
dokumentacji ze stanem faktycznym.
2. Kontrola legalności polega na ocenie zgodności operacji gospodarczej z prawem.
3. Celowość oznacza związek pomiędzy zaciągnięciem zobowiązania (wydatkiem)
a realizacją zadań ustawowych oraz adekwatność zamierzonego wydatku do
spodziewanego efektu.
4. Gospodarność oznacza korzystny stosunek nakładu związanego z daną operacją
do spodziewanych efektów
§ 3
Pracownik podejmujący działania w przedmiocie określonym w § 1 ust. 1 zobowiązany jest
do samokontroli.
§ 4
Kontrola wewnętrzna dokonywana jest w formie kontroli wstępnej i bieżącej.
§ 5
Czynności kontrolne w ramach posiadanych kompetencji , z zastrzeżeniem przepisów niniejszego zarządzenia sprawują w szczególności:
a) Burmistrz
b)Zastępca Burmistrza
c) Skarbnik
2. Osoby wymienione w ust. 1 zobowiązane są w szczególności do:
a) bieżącej kontroli podległych sobie pracowników,
b) bieżącej kontroli realizacji zadań podległych sobie komórek organizacyjnych,
c) podejmowanie działań zmierzających do eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości
i zapobiegania powstawaniu takich w przyszłości, a w szczególności składanie
odpowiednich wniosków do Burmistrza.
§ 6
Kontroli pobierania i gromadzenia środków publicznych, a w szczególności pod względem terminowości pobierania i odprowadzania do budżetu , dokonuje Burmistrz poprzez wyniki:
1) przeprowadzonej kontroli kasy co najmniej raz w kwartale przez Skarbnika lub inspektora
d/s księgowości budżetowej,
2) bieżącej kontroli dokumentów kasowych i prawidłowości sporządzania raportów kasowych
przez;
a) inspektora ds. księgowości podatkowej w zakresie raportu wpływów i odprowadzeń
gotówki do banku
b) inspektora ds. księgowości budżetowej w zakresie raportu kasowego wydatków.
Dokonanie kontroli raportów kasowych pracownicy potwierdzają złożeniem podpisu
w miejscu „sprawdził”
3) bieżącej kontroli wyciągów bankowych rachunku budżetu i innych przez inspektora
ds. księgowości budżetowej
4) sprawdzanie co najmniej raz na koniec miesiąca zgodności salda rachunku budżetu ,
salda raportu kasowego oraz raz na kwartał sald zaległości i nadpłat ewidencji
podatkowej z ewidencją finansowo-księgową przez Skarbnika lub inspektora ds.
księgowości budżetowej.
§ 7
Kontrola wstępna wydatku lub zobowiązania obejmuje badanie projektów zamówień publicznych, zapotrzebowań, zleceń, umów, porozumień oraz innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań :
1.Kontrola wstępna wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez Burmistrza na etapie
sporządzania planu finansowego.
2. Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym obejmuje :
a) kontrolę pozyskiwania składników majątkowych,
b) kontrolę zbywania składników majątkowych oraz ich dysponowania na rzecz
innych podmiotów,
c) kontrola przeprowadzana jest w formie inwentaryzacji, a sposób jej przeprowadzania ,
terminy oraz przeprowadzające ją osoby zostały określone odrębnym Zarządzeniem,
d) ponadto aktualny stan mienia komunalnego gminy i zachodzące w trakcie roku
zmiany sporządzany jest co roku w terminie przedkładania projektu budżetu
przez pracownika ds. geodezji i gospodarki gruntami
3. Wstępna kontrola wydatków płacowych i płacopochodnych przeprowadzana jest przez
Burmistrza na etapie sporządzania planu finansowego i polega na ustaleniu adekwatności
zatrudnienia do potrzeb jednostki w roku budżetowym , na który sporządzany jest projekt
planu.
4. Wstępna kontrola pozostałych stałych wydatków przeprowadzana jest przez Burmistrza
na etapie sporządzania planu finansowego przy ustalaniu wielkości kwot na rok budżetowy
z uwzględnieniem wykonania roku poprzedniego i potrzeb roku budżetowego
5. Zgodność proponowanej procedury zamówień publicznych wydatków w trakcie roku
budżetowego z ustawą o zamówieniach publicznych potwierdza inspektor ds.
urbanistyki, architekturami nadzoru budowlanego lub inspektor ds. inwestycji i
drogownictwa.
6. Celowość i potrzebę wydatku na dokumentach potwierdza podpisem Burmistrz lub
Zastępca Burmistrza w oparciu o dokumenty przedłożone przez pracowników
merytorycznych zatwierdzając wydatek do realizacji.
7. Wstępną kontrolę wydatków w zakresie zgodności operacji gospodarczych
i finansowych z planem finansowym dokonuje Skarbnik lub inspektor ds. księgowości
budżetowej . Złożenie podpisu jest potwierdzeniem zabezpieczenia środków
8. Wzór wniosku -zapotrzebowania stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia
9. Schemat obiegu dokumentów w fazie kontroli wstępnej wraz z objaśnieniami
stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia
§ 8
1. Wstępnej kontroli udzielania zamówień publicznych dokonuje przewodniczący komisji
przetargowej powołanej odrębnymi zarządzeniami. Komisja przetargowa powoływana jest
do każdego zamówienia publicznego.
2. Informacja o wynikach kontroli niezwłocznie przekazywana jest inspektorowi ds.
urbanistyki, architekturami nadzoru budowlanego lub inspektor ds. inwestycji
i drogownictwa lub bezpośrednio Burmistrzowi;
a) przed przesłaniem ogłoszenia lub przesłaniem zaproszenia do składania ofert, w formie
informacji o przebiegu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego,
b) po wykonaniu zadań komisji przetargowej określonych w Zarządzeniu w sprawie
powołania komisji przetargowej do przeprowadzenia przetargu i określonych w
przepisach dotyczących zamówień publicznych.
§ 9
1. Kontrola bieżąca obejmuje czynności związane przygotowaniem faktur, rachunków
i innych dokumentów do zapłaty , co wymaga sprawdzenia go pod względem
merytorycznym, formalnym i rachunkowym
1) kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy przedstawione w dokumencie
księgowym zdarzenie gospodarcze jest zgodne z rzeczywistością , zawartymi umowami,
zleceniami oraz procedurami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych i
innych.
2) kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument księgowy odpowiada
stawianym mu wymogom .
3) kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy nie zawiera
błędów arytmetycznych w obliczeniach
2. W zakresie kontroli bieżącej ustalam, że dokumenty finansowe podpisują:
a) w zakresie potwierdzenia odbioru towaru, materiału, czy wykonania usługi zgodnie
ze zleceniem , zamówieniem czy umową i stanem faktycznym - pracownicy
merytoryczni przygotowujący zamówienie, zlecenie, umowę lub dokonujący zakupu.
b) pod względem merytorycznym:
- listy wynagrodzeń osobowych i ryczałtów - inspektor ds. organizacyjnych i kadr
w zakresie angaży i umów przechowywanych na tym stanowisku. Podpis oznacza
zgodność z angażami, umowami i listą obecności,
- listy wypłat diet dla radnych i sołtysów - inspektor ds. obsługi rady miejskiej.
Podpis oznacza zgodność z listami obecności i uchwałami rady,
- listy świadczeń rodzinnych - pracownik ds. świadczeń rodzinnych
Podpis oznacza zgodność z wydanymi decyzjami.
- listy wypłat dodatków mieszkaniowych - pracownik ds. świadczeń rodzinnych
i dodatków mieszkaniowych.
Podpis oznacza zgodność z wydanymi decyzjami.
-listy wypłat zaliczki alimentacyjnej - pracownik sporządzający decyzje.
Podpis oznacza zgodność z wydanymi decyzjami.
- pozostałe nie wymienione wyżej pod względem merytorycznym podpisuje Burmistrz
lub Zastępca Burmistrza
c) pod względem celowości, legalności i gospodarności - Burmistrz lub Zastępca
Burmistrza,
d) pod względem zgodności wydatku z ustawą o zamówieniach publicznych- inspektor
ds. urbanistyki, architektury i nadzoru budowlanego lub inspektor ds. inwestycji
i drogownictwa
e) pod względem formalno-rachunkowym - podinspektor ds. księgowości budżetowej
lub inspektor ds. księgowości budżetowej , który przed złożeniem podpisu kompletuje
wymagane dokumenty w zakresie przeprowadzonej kontroli wstępnej.
f) dokument finansowy do realizacji zatwierdza Burmistrz lub Zastępca Burmistrza
po przez złożenie podpisu pod stosowaną pieczątką. Podpis Burmistrza
lub Zastępcy Burmistrza oznacza ,że operacja gospodarcza została poddana
procedurom kontroli wewnętrznej zgodnie z przepisami niniejszego Zarządzenia.
g) Skarbnik lub inspektor ds. księgowości budżetowej potwierdza podpisem przyjęcie
dyspozycji płatniczej co oznacza , że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą
się w planie finansowym a jednostka posiada środki finansowej na ich pokrycie
3. Za realizacje wydatku po zatwierdzeniu dokumentu i potwierdzeniu przyjęcia dyspozycji
płatniczej odpowiada pracownik odpowiedzialny za dokonanie zapłaty bezgotówkowej
( przelewem) oraz kasjer za dokument regulowany gotówką.
4. Za ewidencję kompletnego dokumentu odpowiedzialny jest inspektor ds. księgowości
budżetowej
5. Schemat obiegu dokumentów finansowych w fazie kontroli bieżącej wraz z objaśnieniami
Stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.
§ 10
W razie ujawnienia nieprawidłowości osoba odpowiedzialna za zakres kontroli:
1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwemu rzeczowo pracownikowi
celem dokonania zmian lub uzupełnienia ,
2) w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia podpisu podając powód odmowy
podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z
obowiązującymi przepisami i zawiadamia niezwłocznie bezpośredniego przełożonego lub
Burmistrza.
§ 11
W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa należy:
1) niezwłocznie zawiadomić Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza
2) zabezpieczyć dokumenty i przedmioty jako dowód
§ 12
Kontroli zwrotu środków publicznych dokonuje Burmistrz lub Zastępca Burmistrza
§ 13
W stosunku do osób, które nie będą przestrzegały procedury kontroli wewnętrznej wyciągane będą konsekwencje służbowe zgodnie z art. 108 Kodeksu Pracy
§ 14
1.W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem , zastosowanie mają przepisy
ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2005 r. Nr 249 poz. 2104 )
2. W sprawowaniu wewnętrznej kontroli finansowej mają zastosowanie standardy kontroli
Finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych określone przez ministra finansów
( Dz. Urzędowy Ministra Finansów z 2003 roku nr 3 poz. 13)
§ 15
Traci moc Zarządzenie Nr 26/2001 Burmistrza Miasta i Gminy Kępice z dnia 31 grudnia
2001 roku w sprawie kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta i Gminy
§ 16
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2006 r.
7
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Akcja | Osoba | Data |
---|---|---|
Dodanie dokumentu: | Sylwia Łepecka | 07-03-2006 14:16 |
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | 07-03-2006 | |
Ostatnia aktualizacja: | - | 07-03-2006 14:16 |