Zarządzenie nr 1/2006 z dnia 02-01-2006r w sprawie wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Kępicach.

ZARZĄDZENIE Nr 1//2006

Burmistrza Kępic

z dnia 2 stycznia 2006 roku

w sprawie wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim

Kępice.

Na podstawie art.47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych

Dz. U. Nr 249 poz. 2104 zarządzam , co następuje:

§ 1

1. Kontrola w zakresie :

a) pobierania i gromadzenia środków publicznych,

b) zaciągania zobowiązań,

c) dokonywania wydatków ze środków publicznych,

d) udzielania zamówień publicznych,

e) zwrotu środków publicznych

następuje poprzez badanie i porównanie stanu faktycznego -ujawnionego w dokumentach

tworzonych w toku odpowiedniego postępowania- ze stanem wymaganym.

2. Dokonanie kontroli dokumentowane jest przez złożenie podpisu na dokumencie przez

osobę uprawnioną do kontroli.

§ 2

1. Kontroli dokonuje się pod względem legalności, celowości, gospodarności oraz zgodności

dokumentacji ze stanem faktycznym.

2. Kontrola legalności polega na ocenie zgodności operacji gospodarczej z prawem.

3. Celowość oznacza związek pomiędzy zaciągnięciem zobowiązania (wydatkiem)

a realizacją zadań ustawowych oraz adekwatność zamierzonego wydatku do

spodziewanego efektu.

4. Gospodarność oznacza korzystny stosunek nakładu związanego z daną operacją

do spodziewanych efektów

§ 3

Pracownik podejmujący działania w przedmiocie określonym w § 1 ust. 1 zobowiązany jest

do samokontroli.

§ 4

Kontrola wewnętrzna dokonywana jest w formie kontroli wstępnej i bieżącej.

§ 5

Czynności kontrolne w ramach posiadanych kompetencji , z zastrzeżeniem przepisów niniejszego zarządzenia sprawują w szczególności:

a) Burmistrz

b)Zastępca Burmistrza

c) Skarbnik

2. Osoby wymienione w ust. 1 zobowiązane są w szczególności do:

a) bieżącej kontroli podległych sobie pracowników,

b) bieżącej kontroli realizacji zadań podległych sobie komórek organizacyjnych,

c) podejmowanie działań zmierzających do eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości

i zapobiegania powstawaniu takich w przyszłości, a w szczególności składanie

odpowiednich wniosków do Burmistrza.

§ 6

Kontroli pobierania i gromadzenia środków publicznych, a w szczególności pod względem terminowości pobierania i odprowadzania do budżetu , dokonuje Burmistrz poprzez wyniki:

1) przeprowadzonej kontroli kasy co najmniej raz w kwartale przez Skarbnika lub inspektora

d/s księgowości budżetowej,

2) bieżącej kontroli dokumentów kasowych i prawidłowości sporządzania raportów kasowych

przez;

a) inspektora ds. księgowości podatkowej w zakresie raportu wpływów i odprowadzeń

gotówki do banku

b) inspektora ds. księgowości budżetowej w zakresie raportu kasowego wydatków.

Dokonanie kontroli raportów kasowych pracownicy potwierdzają złożeniem podpisu

w miejscu „sprawdził”

3) bieżącej kontroli wyciągów bankowych rachunku budżetu i innych przez inspektora

ds. księgowości budżetowej

4) sprawdzanie co najmniej raz na koniec miesiąca zgodności salda rachunku budżetu ,

salda raportu kasowego oraz raz na kwartał sald zaległości i nadpłat ewidencji

podatkowej z ewidencją finansowo-księgową przez Skarbnika lub inspektora ds.

księgowości budżetowej.

§ 7

Kontrola wstępna wydatku lub zobowiązania obejmuje badanie projektów zamówień publicznych, zapotrzebowań, zleceń, umów, porozumień oraz innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań :

1.Kontrola wstępna wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez Burmistrza na etapie

sporządzania planu finansowego.

2. Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym obejmuje :

a) kontrolę pozyskiwania składników majątkowych,

b) kontrolę zbywania składników majątkowych oraz ich dysponowania na rzecz

innych podmiotów,

c) kontrola przeprowadzana jest w formie inwentaryzacji, a sposób jej przeprowadzania ,

terminy oraz przeprowadzające ją osoby zostały określone odrębnym Zarządzeniem,

d) ponadto aktualny stan mienia komunalnego gminy i zachodzące w trakcie roku

zmiany sporządzany jest co roku w terminie przedkładania projektu budżetu

przez pracownika ds. geodezji i gospodarki gruntami

3. Wstępna kontrola wydatków płacowych i płacopochodnych przeprowadzana jest przez

Burmistrza na etapie sporządzania planu finansowego i polega na ustaleniu adekwatności

zatrudnienia do potrzeb jednostki w roku budżetowym , na który sporządzany jest projekt

planu.

4. Wstępna kontrola pozostałych stałych wydatków przeprowadzana jest przez Burmistrza

na etapie sporządzania planu finansowego przy ustalaniu wielkości kwot na rok budżetowy

z uwzględnieniem wykonania roku poprzedniego i potrzeb roku budżetowego

5. Zgodność proponowanej procedury zamówień publicznych wydatków w trakcie roku

budżetowego z ustawą o zamówieniach publicznych potwierdza inspektor ds.

urbanistyki, architekturami nadzoru budowlanego lub inspektor ds. inwestycji i

drogownictwa.

6. Celowość i potrzebę wydatku na dokumentach potwierdza podpisem Burmistrz lub

Zastępca Burmistrza w oparciu o dokumenty przedłożone przez pracowników

merytorycznych zatwierdzając wydatek do realizacji.

7. Wstępną kontrolę wydatków w zakresie zgodności operacji gospodarczych

i finansowych z planem finansowym dokonuje Skarbnik lub inspektor ds. księgowości

budżetowej . Złożenie podpisu jest potwierdzeniem zabezpieczenia środków

8. Wzór wniosku -zapotrzebowania stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia

9. Schemat obiegu dokumentów w fazie kontroli wstępnej wraz z objaśnieniami

stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia

§ 8

1. Wstępnej kontroli udzielania zamówień publicznych dokonuje przewodniczący komisji

przetargowej powołanej odrębnymi zarządzeniami. Komisja przetargowa powoływana jest

do każdego zamówienia publicznego.

2. Informacja o wynikach kontroli niezwłocznie przekazywana jest inspektorowi ds.

urbanistyki, architekturami nadzoru budowlanego lub inspektor ds. inwestycji

i drogownictwa lub bezpośrednio Burmistrzowi;

a) przed przesłaniem ogłoszenia lub przesłaniem zaproszenia do składania ofert, w formie

informacji o przebiegu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia

publicznego,

b) po wykonaniu zadań komisji przetargowej określonych w Zarządzeniu w sprawie

powołania komisji przetargowej do przeprowadzenia przetargu i określonych w

przepisach dotyczących zamówień publicznych.

§ 9

1. Kontrola bieżąca obejmuje czynności związane przygotowaniem faktur, rachunków

i innych dokumentów do zapłaty , co wymaga sprawdzenia go pod względem

merytorycznym, formalnym i rachunkowym

1) kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy przedstawione w dokumencie

księgowym zdarzenie gospodarcze jest zgodne z rzeczywistością , zawartymi umowami,

zleceniami oraz procedurami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych i

innych.

2) kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument księgowy odpowiada

stawianym mu wymogom .

3) kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy nie zawiera

błędów arytmetycznych w obliczeniach

2. W zakresie kontroli bieżącej ustalam, że dokumenty finansowe podpisują:

a) w zakresie potwierdzenia odbioru towaru, materiału, czy wykonania usługi zgodnie

ze zleceniem , zamówieniem czy umową i stanem faktycznym - pracownicy

merytoryczni przygotowujący zamówienie, zlecenie, umowę lub dokonujący zakupu.

b) pod względem merytorycznym:

- listy wynagrodzeń osobowych i ryczałtów - inspektor ds. organizacyjnych i kadr

w zakresie angaży i umów przechowywanych na tym stanowisku. Podpis oznacza

zgodność z angażami, umowami i listą obecności,

- listy wypłat diet dla radnych i sołtysów - inspektor ds. obsługi rady miejskiej.

Podpis oznacza zgodność z listami obecności i uchwałami rady,

- listy świadczeń rodzinnych - pracownik ds. świadczeń rodzinnych

Podpis oznacza zgodność z wydanymi decyzjami.

- listy wypłat dodatków mieszkaniowych - pracownik ds. świadczeń rodzinnych

i dodatków mieszkaniowych.

Podpis oznacza zgodność z wydanymi decyzjami.

-listy wypłat zaliczki alimentacyjnej - pracownik sporządzający decyzje.

Podpis oznacza zgodność z wydanymi decyzjami.

- pozostałe nie wymienione wyżej pod względem merytorycznym podpisuje Burmistrz

lub Zastępca Burmistrza

c) pod względem celowości, legalności i gospodarności - Burmistrz lub Zastępca

Burmistrza,

d) pod względem zgodności wydatku z ustawą o zamówieniach publicznych- inspektor

ds. urbanistyki, architektury i nadzoru budowlanego lub inspektor ds. inwestycji

i drogownictwa

e) pod względem formalno-rachunkowym - podinspektor ds. księgowości budżetowej

lub inspektor ds. księgowości budżetowej , który przed złożeniem podpisu kompletuje

wymagane dokumenty w zakresie przeprowadzonej kontroli wstępnej.

f) dokument finansowy do realizacji zatwierdza Burmistrz lub Zastępca Burmistrza

po przez złożenie podpisu pod stosowaną pieczątką. Podpis Burmistrza

lub Zastępcy Burmistrza oznacza ,że operacja gospodarcza została poddana

procedurom kontroli wewnętrznej zgodnie z przepisami niniejszego Zarządzenia.

g) Skarbnik lub inspektor ds. księgowości budżetowej potwierdza podpisem przyjęcie

dyspozycji płatniczej co oznacza , że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą

się w planie finansowym a jednostka posiada środki finansowej na ich pokrycie

3. Za realizacje wydatku po zatwierdzeniu dokumentu i potwierdzeniu przyjęcia dyspozycji

płatniczej odpowiada pracownik odpowiedzialny za dokonanie zapłaty bezgotówkowej

( przelewem) oraz kasjer za dokument regulowany gotówką.

4. Za ewidencję kompletnego dokumentu odpowiedzialny jest inspektor ds. księgowości

budżetowej

5. Schemat obiegu dokumentów finansowych w fazie kontroli bieżącej wraz z objaśnieniami

Stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.

§ 10

W razie ujawnienia nieprawidłowości osoba odpowiedzialna za zakres kontroli:

1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwemu rzeczowo pracownikowi

celem dokonania zmian lub uzupełnienia ,

2) w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia podpisu podając powód odmowy

podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z

obowiązującymi przepisami i zawiadamia niezwłocznie bezpośredniego przełożonego lub

Burmistrza.

§ 11

W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa należy:

1) niezwłocznie zawiadomić Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza

2) zabezpieczyć dokumenty i przedmioty jako dowód

§ 12

Kontroli zwrotu środków publicznych dokonuje Burmistrz lub Zastępca Burmistrza

§ 13

W stosunku do osób, które nie będą przestrzegały procedury kontroli wewnętrznej wyciągane będą konsekwencje służbowe zgodnie z art. 108 Kodeksu Pracy

§ 14

1.W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem , zastosowanie mają przepisy

ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2005 r. Nr 249 poz. 2104 )

2. W sprawowaniu wewnętrznej kontroli finansowej mają zastosowanie standardy kontroli

Finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych określone przez ministra finansów

( Dz. Urzędowy Ministra Finansów z 2003 roku nr 3 poz. 13)

§ 15

Traci moc Zarządzenie Nr 26/2001 Burmistrza Miasta i Gminy Kępice z dnia 31 grudnia

2001 roku w sprawie kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta i Gminy

§ 16

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2006 r.

7